El día a día del empresario está lleno de objetivos, a corto, medio y largo plazo. A veces, los objetivos cortoplacistas nos estorban a la hora de mejorar nuestro negocio. La gestión documental es, sin duda, una de esas implementaciones que nos ayudan a que nuestros trabajadores estén más ordenados, sean más efectivos y notablemente más eficientes.
Los activos de información son una de los recursos más rentables de una empresa. Estos activos se traducen en infinidad de documentos que se crean cada día: nóminas, facturas, contratos, datos financieros, registros de clientes, etc. No tenerlos adecuadamente ordenados y accesibles puede conllevar terribles consecuencias. Desde una inspección de Hacienda con multa final, hasta perder un cliente por la pérdida de documentación e información importante.
Por estas razones, vamos a darte 3 motivos de peso, que acabarán de convencerte de lo mucho que necesitas un sistema de gestión documental para tu empresa:
1. Toda tu información en un solo sitio:
Tu empresa se forma gracias al desarrollo de tu trabajo durante x años. Toda la documentación que creas desde el inicio es la que cuenta tu historia y te permite evitar errores del pasado, así como a hacer movimientos con más rentables en el futuro. Por tanto, acceder a esta información de manera rápida y ordenada, nos ayuda a hacer una planificación empresarial más completa y coherente.
2. Evita consecuencias más graves:
No nos engañemos, la gestión documental no nos atormenta hasta que nos llega una carta de Hacienda en la que nos pide información concreta.
Hoy en día se estima que el 53% de las empresas no realizan copias de seguridad con frecuencia, eso significa que no están protegiendo sus datos.
Perder información valiosa es algo tan TAN grave, que no nos damos cuenta de ello hasta que terriblemente sucede.
La gestión documental se ocupa de que ese horrible escenario no tenga lugar.
3. Inviertes en productividad:
En el mundo de las oficinas hay actividades que se cuelan en el agujero negro del tiempo. Nos referimos a tareas tan cotidianas como buscar un email, instalarle un antivirus al ordenador, o encontrar EL documento.
Aquí unos datos que te ayudarán a entender esto del agujero negro del tiempo:
- El 16% de las horas de trabajo se utilizan para la búsqueda de información
- El 60% del tiempo de trabajo se gasta en la entrega de documentación
- El 85% de los documentos generados nunca vuelven a utilizarse
- El 60% están obsoletos
- El 50% son copias de otros documentos
La gestión documental es la encargada de reducir esos porcentajes a 0 mejorando la eficiencia de tu negocio.
En definitiva no hay duda de que si quieres tener un negocio más ágil y más seguro, vas a necesitar un buen sistema de gestión documental. ¿Hablamos?
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