Si no sabes si necesitas un gestor documental en tu empresa o no, hoy te aclaramos las dudas. ¡Sigue leyendo!
Como ya hemos comentado en otras ocasiones, la gestión documental es una herramienta que conseguirá que alcances tus objetivos a corto y largo plazo. La información de una empresa es de los activos más importantes que tiene, sino el que más. Además, estos datos crecen exponencialmente casi a diario y los sistemas de archivos antiguos se quedan atrás si hablamos de eficiencia y productividad empresarial.
En artículos previos te hemos explicado qué ventajas tienen este tipo de sistemas, como la digitalización de tus documentos, la facilidad para compartirlos, tener toda tu información almacenada de manera segura, almacenar los datos de tu empresa en un solo sitio, evitamos pérdidas de información tanto leves como graves y, como hemos comentado en el párrafo anterior, es una inversión en la productividad de tu equipo.
Así que, si todas estas ventajas no han sido suficientes para hacerte cambiar del lado oscuro, estas son las preguntas que te tienes que hacer para saber si es necesaria o no en tu empresa:
- ¿Tu mesa y la de tus trabajadores está siempre llena de papeles y no tenéis espacio u organización para almacenarlos?
Si este es el estado habitual de las mesas en vuestra oficina, la eficiencia y productividad disminuyen notablemente en comparación con el uso de un gestor documental.
- ¿Alguna vez has perdido algún documento/información que necesitabas y no has podido encontrarlo?
El tiempo medio para que un empleado encuentre un documento es de 18 minutos, ¿qué le parece? Con el gestor documental este tiempo se vería reducido a 0.
- ¿Toda la información y documentos de tu empresa y sus clientes están archivados en carpetas y cajas?
Acumular toda la información en formato físico es inconveniente tanto para el espacio utilizado como para la confidencialidad de estos.
- ¿Has impreso varias veces el mismo documento por haberlo perdido o traspapelado?
Esto no solo es inconveniente por aumentar los costes para nuestra empresa, si no que si se pierden documentos confidenciales, es un gran riesgo que estamos asumiendo.
- ¿Sabes quién y cuándo ha modificado por última vez algún documento en tu empresa?
Es común que no sepas si un documento está actualizado o no si no utilizas un gestor documental. ¿Quieres trabajar con documentos con información desfasada?
- ¿Sueles hacer copias de seguridad de tus datos?
Siempre es bueno tener un backup de la información importante. Si almacenas tus datos en formato físico, tener una copia de seguridad es algo más complicado y costoso.
- ¿Compartes los documentos con tus trabajadores de una manera sencilla, ordenada y sin necesidad de imprimir distintas copias?
Si la respuesta es no, ¿a qué estás esperando para hacerte con uno?
- ¿Quieres cumplir con el nuevo reglamento general de protección de datos RGPD?
Ahora más que nunca, la protección de datos está a la orden del día y es obligado cumplir el nuevo reglamento por parte de las empresas, sobre todo las que tratan datos más sensibles de carácter personal. Un gestor documental te ayuda a controlar la documentación referente al RGPD, la relación documental que se mantiene con cada empresa y la auditoría y privacidad sobre los documentos y los datos incluidos en los mismos.
Esperamos que después de leer este artículo no te queden dudas en relación a la Gestión Documental de tu empresa y si la necesitas o no.
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